O cenário econômico turbulento tem demandado das empresas um olhar ainda mais atento aos custos: a melhora nos resultados pode ser obtida por meio da otimização de seus processos e da sua gestão. Nesse contexto, ganha força no ambiente corporativo a área de Prevenção de Perdas. “Muitas companhias começaram a perceber que suas perdas ocorrem por fraude ou má gestão, passando a assumir uma postura mais preventiva”, explica Marcelo Machado, sócio da área de Risk Advisory da Deloitte e responsável pela frente de Loss Prevention e Fraud Risk Management.
Embora seja uma das principais causas, há outras razões para ocorrerem perdas financeiras, além da fraude. “O desafio hoje é realizar uma análise completa da companhia, de forma a observar atividades que possam estar gerando essas perdas, independentemente do seu segmento”, pondera Machado. O executivo também esclarece que toda fraude gera uma perda financeira, mas que nem toda perda financeira é causada por fraude ou mesmo por má fé. “Pode ser causada por uma falha de processo, uma falha de controle ou de maneira ciente pelos executivos, quando esses têm por objetivo atingir metas a qualquer custo, mesmo que as ações realizadas possam corroer os valores da companhia”, complementa.
PREVENÇÃO DE PERDAS NA 2ª LINHA DE DEFESA
Marcelo Machado explica que a estrutura de Prevenção de Perdas está posicionada na 2ª linha de defesa das empresas, junto com Controles Internos, Gestão de Riscos e Compliance. Na 1ª linha estão a Gestão e as áreas de Negócio e, na terceira, a Auditoria Interna.
Principais responsabilidades da área de Prevenção de Perdas:
- Mapeamento: identificar quais são os possíveis e principais cenários de perda e de fraude (em quais áreas, atividades e processos a empresa tem ou pode vir a ter perda).
- Mensuração: apurar se tais cenários estão sendo materializados ou não, destacando os controles necessários para minimizá-los (por exemplo: em uma companhia alimentícia ou farmacêutica, como não perder os produtos do estoque por validade?).
- Implementação: controles para evitar as perdas. “São sistemas e processos que bloqueiam a operação (caso considerem que haverá uma perda financeira) ou que identificam rapidamente uma perda quando ela ocorre, a fim de estancar e minimizar os prejuízos”, explica Machado.
Machado conta que muitos cenários de fraude e de perdas operam em atividades que seriam normais e comuns nos processos da companhia e que são necessárias ferramentas, obtenção e análise de dados de diversas fontes para identificar sua materialização. “É inconcebível uma companhia fazer uma compra emergencial de um fornecedor não homologado, de um item que ela possua contrato, pagando um valor extremamente superior (ao acordado em contrato), sendo que há quantidade desse item em seu estoque, para atender mais de seis meses de consumo”, destaca. Esse, por exemplo, fui um dos principais cenários de perdas identificado em um cliente que a Deloitte apoiou, no desenvolvimento de controles para bloqueá-lo.
O perfil do profissional que atua em Prevenção de Perdas deve ser analítico. Ele precisa conhecer a operação da companhia em detalhe, identificando em quais processos pode existir cenário de perda ou fraude. Em sua formação, deve ter experiência em auditoria interna, controles internos e investigação de fraudes.
PERDAS FINANCEIRAS POR FRAUDE
Segundo estudo da ACFE (Association of Certified Fraud Examiners, sigla em inglês), entidade de profissionais que apuram fraudes mundialmente, as empresas perdem, em média, 5% do seu faturamento anual com fraudes.
Marcelo Machado explica que a fraude pode gerar dois tipos de perda financeira para a companhia:
- Direta: quando está diretamente relacionada a perdas de ativos (Dinheiro, Estoque, um bem específico etc.).
- Indireta: vazamento de informação e uso indevido de dados confidenciais (lista de clientes, novos projetos estratégicos etc.).
Há necessidade de contar com apoio de sistemas, mão de obra especializada e tecnologia para detecção e prevenção de fraudes e perdas. Como exemplo, Machado citou trabalho que vem sendo realizado pela Deloitte junto a um grande conglomerado manufatureiro no Brasil. Foi implementado no ERP (Sistema de Gestão) da Companhia, que é um dos mais utilizados do mundo, um módulo específico para identificar preventivamente fraudes ou perdas. Caso os algoritmos criados identifiquem algo irregular, fora das situações normais de negócio, eles podem bloquear a operação, avisar o usuário sobre a possível perda ou criar um chamado para ser analisado ou investigado por um time de especialistas.
A ferramenta permite também listar todas as perdas e seus responsáveis, a fim de mensurar os resultados por Unidade de Negócio, Processo, Área ou funcionário envolvido. “Esse é um mapa fantástico, que possibilita a implementação de vários Quick-Wins, a fim de anular as fontes geradoras de perdas, melhorando significativamente os resultados da Companhia. Posso afirmar que isso não é exagero, há empresas brasileiras que incluem em seu orçamento cifras relevantes relacionadas a perdas” pondera Machado. “Estamos falando de milhões de reais.”
Vale destacar que a área de Prevenção a Perdas e Fraudes em alguns setores já está bem estruturada e consolidada (como, por exemplo, no Varejo). Nesse segmento especificamente, porém, o foco maior está na operação das lojas (controle de fechamento de caixa, monitoramento da movimentação física para evitar roubo às prateleiras etc.) ou nas compras on-line (fraude nos meios de pagamento).
“Percebe-se hoje, no entanto, uma necessidade de ampliar o escopo de atuação desta área em segmentos que já a possuem ou instituir esse processo em companhias que possuem operações complexas, descentralizadas, com número significativo de colaboradores, clientes, fornecedores e terceiros. Estatisticamente, as empresas que possuem esse perfil estão mais suscetíveis à corrosão de seus resultados por fraudes e perdas”, finaliza Machado.
Fonte: BlueTax