NF-e O que é e como funciona?

Iniciaremos uma série de publicações informativas sobre o novo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), com o objetivo de responder as muitas dúvidas de nossos clientes.

O que é a NF-e?

É um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre as partes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recepção, pelo fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador.

As principais características são:

• Substituição do Papel por Documento Digital.
• Assinatura Digital com Validade Jurídica.
• Antes do Fato Gerador. Permite maior controle das informações pelo fisco.

O processo de emissão da NF-e é realizado da seguinte forma:
Veja na imagem abaixo o processo de emissão da NF-e (clique na imagem para ampliá-la).
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1. Geração de arquivo XML com as informações da nota fiscal solicitadas pela Receita Federal.

2. Assinatura digital do arquivo XML no padrão ICP-Brasil e criptografia do mesmo. Garante o emissor e a integridade.

3. Envio via internet do arquivo via webservices para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do contribuinte.

4. SEFAZ retorna recibo de pré-validação da NF-e. Este aviso de Autorização de Uso permite o trânsito das mercadorias.

5. A partir desta autorização é permitida a impressão do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

6. As informações da NF-e serão transmitidas pela SEFAZ do contribuinte para a SEFAZ de destino da mercadoria e para a Receita Federal.

7. A SEFAZ disponibilizará para consulta para o destinatário, através da internet, as informações referentes à NF-e. É necessário ter a Chave de Acesso da NF-e.

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) pode ser impresso em papel comum, ou seja não precisa de formulários especiais, nem de autorização para imprimir (em gráfica). Nele contém a Chave de Acesso da NF-e para consulta das informações na Receita. Não é possível passar pelo mesmo posto fiscal duas vezes com o mesmo DANFE. Cada NF-e possui um código de barras unidimensional que facilita a leitura das informações. O DANFE não tem valor legal, pois a validade dele se baseia na existência da NF-e.