Procedimentos recomendados para notas fiscais de entrada

Em procedimentos de fiscalização realizados recentemente, foi possível verificar a utilização intensiva por parte da SEFAZ-ES do cruzamento de informações a partir do banco de dados nacional da nota fiscal eletrônica.

Nestes procedimentos foram verificadas diversas situações onde o destinatário não informa o registro de documentos fiscais emitidos por empresas tanto do Estado do Espírito Santo, quanto de outros estados.

As causas que deram origem às omissões de registro mencionadas por parte dos destinatários variam para cada caso, mas de um modo geral podem ser sintetizadas da seguinte maneira:

• Notas fiscais emitidas por fornecedores locais e não registradas por falta de cuidados administrativos, especialmente em operações de baixo valor.
• Notas fiscais com o seu recebimento rejeitado por diversas razões, sem que tenha sido tomada qualquer providência documental ou de registro.
• Notas fiscais emitidas por fornecedores e posteriormente canceladas mediante emissão de nota fiscal de entrada, sem que a mercadoria tenha circulado, e sem conhecimento por parte do destinatário.
• Notas “frias” emitidas com destino a contribuinte capixaba, sem conhecimento por parte do destinatário.

Embora a relação acima não pretenda esgotar as alternativas que o mercado apresenta, estas são as situações habitualmente encontradas nas ações fiscais.

Qualquer uma destas situações configura infração fiscal, punível com multa de 30% do valor da operação por falta de registro, e ainda outra infração por omissão presumida de receita, penalizada com ICMS de 17% e multa de 30% do valor da operação.

Em síntese, a falta de registro por qualquer uma das causas assinaladas, atinge 77% do valor da operação, acrescida de juros de 1% ao mês, contados a partir do primeiro mês seguinte da data das operações.

Nestas condições, caberá ao destinatário procurar e comprovar sua conduta lícita, caso seja improcedente a punição, mas isto deverá ser providenciado no decorrer do processo administrativo que a infração origina.

Como pode ser verificado, a omissão constitui fato particularmente oneroso para os destinatários negligentes, e com a finalidade de evitar estas situações desagradáveis, sugerimos a seguir alguns procedimentos que visam a redução destes riscos.

1. CONFIRA DIÁRIA OU SEMANALMENTE AS NOTAS FISCAIS EMITIDAS CONTRA SUA EMPRESA.

No site da Agência Virtual da SEFAZ-ES, é possível ter acesso a todas as notas fiscais emitidas contra o seu estabelecimento.

Embora este acesso não deva ser utilizado para captura dos arquivos XML, sua leitura possibilita o controle do recebimento regular das operações, colocando em evidência aquelas que apresentam demora excessiva ou falta de procedência.

Recomendável gerar arquivo com as operações irregulares, e acompanhar sua evolução, seja por recebimento ou por rejeição.

Executado habitualmente, seja diária ou semanalmente, este procedimento poderá alertar com relação a operações não registradas por deficiências do controle interno, e também as que apresentam demoras anormais no recebimento.

1. DEFINA UM PRAZO DE ESPERA PARA O RECEBIMENTO DAS NOTAS EMITIDAS CONTRA SUA EMPRESA E AINDA NÃO RECEBIDAS.

Cada pedido pendente, dependendo da natureza da operação e também da origem dos produtos, poderá apresentar prazo de entrega mais dilatado, especialmente em função do estado de origem, mas é prudente fixar um prazo considerado razoável, antes de tomar outras providências necessárias.

1. VERIFIQUE JUNTO AO SEU DEPARTAMENTO DE COMPRAS SE AS OPERAÇÕES PENDENTES CORRESPONDEM A PEDIDOS EFETIVAMENTE EMITIDOS.

Quando se tratar de emitentes não habituais ou ainda de demoras excessivas, recomendamos contatar com o setor responsável pelas compras, visando esclarecer a existência ou não de pedido específico.

Verificada a legitimidade da operação, caberá estabelecer prazo adequado para espera dos produtos.

1. CONTATE OS FORNECEDORES EMITENTES DAS NOTAS FISCAIS NÃO RECONHECIDAS COMO LEGÍTIMAS VISANDO ESCLARECER A SITUAÇÃO.

Esgotadas as instâncias anteriores, recomendamos efetuar contato com o fornecedor emitente, visando esclarecer a situação anormal.

Poderá se tratar de operação onde, ainda que emitida a nota fiscal, a mesma não saiu da origem nem foi cancelada, tendo os seus efeitos sido anulados mediante emissão de nota fiscal de entrada do próprio fornecedor emitente.

Embora esta situação não apresente qualquer irregularidade, é conveniente solicitar ao emitente cópia da nota fiscal de entrada, que deverá ser mantida em arquivo específico para efeitos de elidir qualquer ação fiscal punitiva.

Esta situação muitas vezes tem dado origem a autos de infração cuja defesa se torna dificultosa por depender de terceiros e da iniciativa do destinatário.

Quando do contato como o fornecedor não surgir explicação adequada, será necessário registrar os fatos no arquivo de eventos, para melhor explicação quando requerida.

1. MANIFESTE A REJEIÇÃO OU O NÃO RECEBIMENTO DAS OPERAÇÕES NÃO RECONHECIDAS NO SISTEMA NACIONAL DA NOTA FISCAL ELETRONICA.

Independentemente da solução obtida junto ao emitente, ainda que via nota fiscal de entrada, será sempre indispensável acessar o site da nota fiscal eletrônica e executar as rotinas de manifestação do destinatário, onde será deixado constância da falta de reconhecimento da operação.

1. MANTENHA ARQUIVO DAS OCORRÊNCIAS ENVOLVENDO OPERAÇÕES IRREGULARES PARA EFEITOS DE ESCLARECIMENTOS JUNTO À FISCALIZAÇÃO.

Embora a manifestação operada no sistema nacional devera ser suficiente para salvaguardar a posição do destinatário, recomendamos a manutenção de arquivo com documentos e procedimentos, inclusive cópia da manifestação de rejeição da operação.

Os procedimentos e as atitudes do Fisco são novas, e haverá ainda um processo de ajustas gradativos até atingir confiabilidade nos dados da base nacional. Enquanto não for atingido este nível de eficiência, recomendamos manter arquivo detalhado das ocorrências com operações não reconhecidas.

1. A OPÇÃO PELA EMISSÃO DE NOTA FISCAL DE DEVOLUÇÃO.

Algumas empresas optam por capturar os XML das notas não recebidas, e cancelar os seus efeitos mediante emissão de nota fiscal de devolução.

Este procedimento efetivamente elide formalmente os efeitos no destinatário, mas dá origem a outra situação que poderá ter efeitos indesejados, e ainda não dimensionados, porque poderá existir a manifestação de rejeição por parte do emitente original, que cancelou os efeitos mediante emissão de nota fiscal de entrada.

A emissão de nota fiscal de devolução elimina o problema nos casos de rejeição das mercadorias, quando se aplica a opção pelo recebimento e devolução imediata dos produtos, evitando as rotinas de manifestação negativa no sistema nacional.

Fonte: Acaps